শুরুতেই ছোট্ট একটা ঘটনা বলি। আমি আমার ক্লাইন্টদের ফাইল সব সময় সুন্দরভাবে সংরক্ষন করি, তাই যত বছর পরই হোক খুঁজে পেতে কোনো সমস্যা হয়না। একবার এক ক্লাইন্ট প্রায় ৪ বছর পর আসছে, সে আমাকে দিয়ে যে কাজ করিয়েছে সেই ফাইল হারিয়ে ফেলেছে এবং এখন তার নতুন করে সোর্স ফাইলটাও লাগবে। ফাইলগুলো বায়ারের এত বেশি দরকার ছিলো যে, বায়ার প্রচন্ডরকম প্যানিক ছিলো এবং সকালে উঠে দেখি অনেকগুলো মেসেজ দিয়ে রাখছে। যেহেতু, আমার সব ফাইল গোছানো ছিলো, আমি সহজেই তাকে ফাইলগুলো দেই এবং সে খুশি হয়ে আমাকে ১০০ ডলার প্রদান করে। সেই সাথে নতুন কাজ নিয়ে আসে এবং বেশ কয়েকজনকে রেফার করে আমার কাছে।
আবার এমনও হয়েছে যে, বায়ার অনেক আগের কাজের রেফারেন্স দিয়ে ঐ একই ভাবে, নতুন কাজ চেয়েছে কিংবা আগের কাজে ছোট্ট পরিবর্তন চেয়েছে, কিন্তু নতুন প্রজেক্ট এর বিল পে করবে। এখানেও ফাইল সংরক্ষণ করার সুবিধাটা, সম্পূর্ণরুপে গ্রহন করতে পারি আমি।
যাই হোক, এবার চলুন আপনাদের বুঝিয়ে বলি, কিভাবে সংরক্ষণ করবেন। খুব সাধারন বিষয় কিন্তু অনেকের খেয়ালে নাও আসতে পারে। আমি নিজে অনেককেই জানি, যারা এলোমেলোভাবে ফাইল সংরক্ষন করে।
প্রতিটা নতুন অর্ডার পাওয়ার সাথে সাথেই, আমি ফাইভারে ক্লাইন্টের যে ইউসারনেম থাকে, সেই ইউসারনেম দিয়ে একটা ফোল্ডার তৈরী করে নেই। তারপর ঐ ক্লাইন্টের সকল ফাইল ঐ ফোল্ডারে রেখেই কাজ করতে থাকি। যখন কাজ শেষ হয়ে যায়, ফোন্ডারটি আমার কম্পিউটারের নির্দিষ্ট ড্রাইভে সংরক্ষন করি। ভবিষ্যতে যখনই ক্লাইন্ট আবার আসে এবং পুরানো ফাইলের দরকার পরে, তার ইউসার নেম দিয়ে সার্চ দিলেই সহজে তার ফাইল পেয়ে যাই। একই ক্লাইন্টের একাধিক প্রজেক্ট থাকলে, তার ইউসারনেম এর মেইন ফোল্ডারের মধ্যে প্রজেক্ট নাম কিংবা নাম্বার দিয়ে নতুন ফোল্ডার করি।
ডেলিভারি ফাইল সংরক্ষণের ক্ষেত্রে, আমি খুবই গুরুত্ব দিয়ে থাকি। তাই, প্রতি ৩-৬ মাসে কিংবা অন্তত বছরে একবার, সব ফাইলগুলোর একটা বাড়তি ব্যাকআপ তৈরী করে রাখি। এক্ষেত্রে, আমি আমার ল্যাপটপে এক কপি এবং ডেস্কটপে এক কপি সংরক্ষণ করি। কিন্তু চাইলে এক্সটার্নাল হার্ড ড্রাইভও ব্যবহার করা যেতে পারে। আর কাজের ধরনের উপর নির্ভর করে, যদি ফাইল ছোটো হয়, তাহলে গুগল ড্রাইভ কিংবা যে কোনো ক্লাউড স্টোরেজে সংরক্ষণ করা যেতে পারে।
বিঃদ্রঃ কম্পিউটারে উইন্ডোসের ডিফল্ট সার্চবার একটু স্লো কাজ করে, তাই আমি “Everything Search” নামের একটি সফটওয়্যার ব্যবহার করি। এটি দিয়ে সেকেন্ডেই কম্পিউটারের স্টোরেজ ফাইল সংক্রান্ত, যে কোনো সার্চের রেজাল্ট শো করে।
সফটওয়্যার লিংকঃ https://www.voidtools.com/downloads/
©Fivarr Bangladesh
© Specially Thanks Rasel Khondokar ভাইয়া।